Draaidag voorbereiden: de checklist die de dag verdubbelt in opbrengst

Een draaidag kost hetzelfde of je hem nu goed of slecht voorbereidt. Het verschil zit in wat je eraan overhoudt: vier tot acht bruikbare instructies, of twee en een middag improviseren.

Twee weken van tevoren: de onderwerpenlijst

Schrijf twee weken lang op welke vragen nieuwe medewerkers stellen. Niet bedenken wat ze zouden moeten weten, maar noteren wat ze daadwerkelijk vragen. Die lijst is nauwkeuriger dan elk bedacht programma en is meteen je opnamevolgorde.

• Zet per onderwerp wie het gaat uitleggen en waar dat gebeurt
• Zet erbij of er een scherm in beeld moet, dat vraagt een aparte opname
• Markeer de onderwerpen die aantoonbaar moeten zijn, die krijgen een toets
• Schrap alles wat iemand binnen een week vanzelf leert

Een week van tevoren: mensen en locatie

• Blok de agenda van de mensen die voor de camera staan, echt blokken, niet 'even tussendoor'
• Kies rustige momenten voor lawaaiige plekken, geluid is lastiger te herstellen dan beeld
• Zorg dat systemen gevuld zijn met testdata, anders film je lege schermen
• Regel toestemming als er klanten, kentekens of derden in beeld kunnen komen
• Zorg dat de werkplek eruitziet zoals hij hoort, opgeruimd maar niet nep

De dag zelf: volgorde en tempo

Reken op ongeveer twintig minuten per onderwerp, inclusief opnieuw doen. Begin met het makkelijkste onderwerp, zodat degene voor de camera went aan het idee. Bewaar het belangrijkste onderwerp voor het midden van de dag, niet voor het eind.

Laat iemand meekijken die het werk niet kent en laat die persoon doorvragen. Op de plekken waar de uitleg te snel gaat, zit precies de kennis die je wilt vastleggen.

Wat er misgaat als je het overslaat

• De eerste twee uur gaan op aan bedenken wat er verteld moet worden
• De persoon die het beste kan uitleggen blijkt die dag bij een klant te zitten
• Het systeem staat leeg, dus de schermopname is onbruikbaar
• Halverwege blijkt dat drie onderwerpen eigenlijk één onderwerp zijn
• Je houdt twee instructies over en de rest moet op een tweede dag

Daarom doen wij de onderwerpenlijst standaard vooraf, samen met jou. Niet omdat het netjes staat, maar omdat het het verschil is tussen één draaidag en twee.

Verder lezen