Veiligheidsinstructies aantoonbaar maken zonder papieren rompslomp

Veel bedrijven regelen veiligheidsinstructie goed en kunnen het daarna niet aantonen. De instructie is gegeven, maar het bewijs is een presentielijst in een ordner, een mailtje of het geheugen van de uitvoerder. Bij een incident of een audit is dat te weinig.

Aantoonbaar betekent drie dingen

Je moet kunnen laten zien wat de inhoud van de instructie was, wie hem heeft gevolgd en op welk moment. Ontbreekt er één van de drie, dan heb je een verhaal en geen dossier. Een presentielijst dekt alleen wie er in de zaal zat.

• Inhoud: de instructie zelf, in de versie die op dat moment gold
• Deelname: welke medewerker hem heeft doorlopen, met datum en tijd
• Begrip: een toets of een aftekening waaruit blijkt dat de boodschap is aangekomen

Versiebeheer is het stuk dat iedereen vergeet

Als je een instructie aanpast, moet je oude versie bewaard blijven. Anders kun je over twee jaar niet meer aantonen wat iemand destijds te horen heeft gekregen. Bewaar per versie een datum en zorg dat de deelnamegegevens verwijzen naar de versie die toen actief was.

Laat een certificaat verlopen

Veiligheidskennis veroudert, zeker bij handelingen die iemand zelden doet. Een certificaat met een geldigheidsduur van twaalf of vierentwintig maanden dwingt herhaling af zonder dat iemand een lijst hoeft bij te houden. Zet er een automatische herinnering op, zodat de medewerker zelf op tijd bericht krijgt en niet zijn leidinggevende erachteraan moet.

Instructie op de plek waar het werk gebeurt

De instructie die aan het begin van een dienstverband wordt gegeven is nauwelijks de instructie die iemand nodig heeft op het moment dat het spannend wordt. Een verwijzing bij de machine of in de werkbus, bijvoorbeeld via een code die de juiste video opent, zorgt dat de uitleg beschikbaar is op het moment van gebruik.

Dat is ook waardevol voor ervaren medewerkers. Die volgen zelden nog een instructie, maar kijken wel even mee als ze een handeling doen die ze twee jaar niet hebben gedaan.

Wat je bij een audit wilt kunnen overleggen

Een auditor vraagt vrijwel altijd hetzelfde: laat mij zien dat deze vijf medewerkers de instructie hebben gehad. Als het antwoord een export is met naam, instructie, versie, datum en geldigheid, dan is het gesprek in twee minuten klaar. Als het antwoord een ordner is, ben je een middag bezig.

Let daarbij op de bewaartermijn en op wat je vastlegt. Toetsresultaten zijn persoonsgegevens. Leg vast wat nodig is om aan te tonen dat de instructie is gevolgd, en niet meer dan dat, en spreek af hoe lang je het bewaart.

Verder lezen