Werkinstructies vastleggen?
Wij komen filmen.
Software voor werkinstructies gaat ervan uit dat jullie zelf de instructies maken. Dat is precies waar het elke keer op stukloopt, want je beste monteur gaat geen documenten schrijven. Wij sturen een cameraploeg, laten hem het uitleggen en zetten het klaar achter een login.
Schrijven gebeurt niet. Uitleggen wel.
Bijna elk bedrijf heeft ooit besloten dat de werkwijze eens goed vastgelegd moest worden. Meestal is het blijven liggen, en zelden omdat er geen tool was.
- Je vakmensen moeten ineens redacteur worden
- De eerste vijf instructies zijn goed, daarna zakt het in
- Wat wordt opgeschreven is de bedoelde werkwijze, niet de echte
- Bijwerken komt neer op iemand die er tijd voor moet vinden
- Een half ingevulde bibliotheek gebruikt niemand meer
- Twintig minuten uitleggen levert meer op dan drie weken schrijven
- De uitzonderingen komen er vanzelf uit, want iemand vraagt door
- Je ziet de echte werkwijze, inclusief de handgrepen
- Verandert er iets, dan draaien wij dat onderdeel opnieuw
- De hele reeks is af, ook nummer dertig
Welke kennis eerst.
Je kunt niet alles vastleggen en dat hoeft ook niet. Loop je taken langs met twee vragen: hoe vaak komt het voor, en wat kost het als het misgaat.
| Soort taak | Prioriteit | Waarom |
|---|---|---|
| Zeldzaam en risicovol | Eerst vastleggen | Hier zit de meeste schade, en de kennis zit bij twee mensen |
| Dagelijks en risicovol | Vastleggen en herhalen | Moet aantoonbaar zijn, met toets en certificaat dat verloopt |
| Zeldzaam en ongevaarlijk | Korte notitie | Een tekst in de kennisbank is genoeg, geen draaidag waard |
| Dagelijks en ongevaarlijk | Loslaten | Dat leert iedereen binnen een week vanzelf |
Vastleggen is pas af als je het kunt laten zien.
De Arbowet verplicht werkgevers doeltreffende voorlichting en onderricht te geven en toe te zien op naleving. Een presentielijst in een ordner dekt dat maar half.
Inhoud met versie
Bewaar per versie een datum, zodat je over twee jaar nog kunt laten zien wat er destijds precies is verteld. Wijzig je een instructie, dan blijft de oude versie bestaan naast de nieuwe.
Deelname per persoon
Wie heeft welk traject gevolgd, wanneer, en welke versie was dat. Dat is het verschil tussen een verhaal en een dossier dat je bij een audit in twee minuten uitdraait.
Begrip, niet alleen aanwezigheid
Een toets achter het traject laat zien dat de boodschap is aangekomen. Bij risicovolle instructies hangt er een certificaat aan met een geldigheidsduur, zodat herhaling vanzelf komt.
Begin voordat
de opzegging er ligt.
De slechtste planning is de laatste maand voor een vertrek. Die maand is al gevuld met de overdracht van lopend werk. Leg de kritieke onderwerpen vast als er niets aan de hand is: twee per kwartaal is acht per jaar, en na twee jaar is het grootste deel van je risico afgedekt.
Wat een draaidag kostKennis die met een persoon vertrekt
- Waarom jullie afwijken van de standaardprocedure
- Welke klant je belt en welke je mailt
- Welk apparaat je twee keer controleert
- Hoe je een storing herkent voordat hij er is
- Wat er misging de vorige keer dat het anders werd gedaan
Hoe leg je werkinstructies het snelst vast?
Door ze te laten uitleggen in plaats van op te laten schrijven. Vraag een ervaren medewerker om een werkinstructie te schrijven en je krijgt na drie weken een half A4. Laat hem het uitleggen terwijl iemand meekijkt en filmt, en je hebt in twintig minuten alles, inclusief de uitzonderingen die hij bij het schrijven zou zijn vergeten.
Welke kennis leg je als eerste vast?
Alles wat zeldzaam is en duur als het misgaat. Loop je taken langs met twee vragen: hoe vaak komt dit voor en wat gebeurt er als het fout gaat. Handelingen die weinig voorkomen en veel kosten, zoals omstellen of een storing verhelpen, staan bovenaan. Dat is meestal een lijst van tien tot vijftien onderwerpen.
Wat is kennisborging precies?
Zorgen dat kennis in het bedrijf blijft, ook als de persoon die haar heeft vertrekt. Procedurekennis staat meestal wel ergens beschreven en systeemkennis zit in het systeem. Het derde type, ervaringskennis, zit alleen in hoofden: wanneer je afwijkt van de procedure en waarom jullie iets net anders doen.
Moet ik werkinstructies aantoonbaar kunnen maken?
Voor instructie over veiligheid en risico's wel. De Arbowet verplicht werkgevers doeltreffende voorlichting en onderricht te geven en toe te zien op naleving. Bij een audit of incident is de vraag niet of je het hebt verteld, maar of je kunt laten zien wie welke versie wanneer heeft gehad.
Wat doe je met oude versies van een instructie?
Bewaren. Pas je een instructie aan, dan moet de oude versie blijven bestaan, anders kun je over twee jaar niet meer aantonen wat iemand destijds te horen heeft gekregen. Koppel de deelnamegegevens aan de versie die op dat moment gold.
Wij hebben al een handboek, is dit dubbel?
Een handboek beschrijft hoe het hoort. Het wordt zelden gelezen en nooit bijgewerkt door de mensen die het werk doen. Video is de vorm die wel wordt bekeken, zeker op de werkvloer en op de telefoon. Veel bedrijven houden het handboek aan als naslag en gebruiken video voor de uitvoering.