Nieuwe medewerkers inwerken
zonder je beste mensen te verliezen.
Inwerken gebeurt bij de meeste bedrijven mondeling. Daardoor kost elke nieuwe medewerker je dezelfde week van dezelfde ervaren collega, en is het verhaal elke keer net iets anders. Op deze pagina staat wat dat kost, hoe lang inwerken duurt en wat je eraan doet.
Inwerken kost twee mensen, niet één.
De fout in vrijwel elke berekening is dat alleen naar de nieuwe medewerker wordt gekeken. De echte kosten zitten bij degene die hem inwerkt, want dat is per definitie iemand die je niet kunt missen.
- Ongeveer twintig uur uitleg in de eerste week, door je meest ervaren mensen
- Vier tot acht weken voordat standaardtaken zelfstandig lukken
- Drie tot zes maanden tot volledig ingewerkt, inclusief uitzonderingen
- Elke aanname begint weer bij nul, ook bij dezelfde functie
- Fouten in de eerste maanden die niemand terugkoppelt
- De herhaalbare uitleg gebeurt één keer, daarna nul keer
- Iedereen krijgt dezelfde versie, ongeacht wie er begeleidt
- Nieuwe mensen kijken terug op het moment dat ze het nodig hebben
- Je ziet wie welk onderdeel heeft afgerond
- Verplichte instructie is aantoonbaar, met certificaat
Van eerste dag tot zelfstandig.
Een inwerkprogramma dat werkt heeft drie fases met een duidelijk doel per fase. Zo weet iedereen waar iemand staat, ook als de begeleider een week op vakantie is.
Dag 1 tot 3 · aankomen
Doel: Weten waar alles staat en wie wie is
- Rondleiding, huisregels en praktische afspraken
- Accounts, telefoon en toegangspas op dag één klaar
- Verplichte veiligheidsinstructie, met toets
- Een buddy die de eerste weken aanspreekpunt is
Week 1 tot 2 · meekijken en meedoen
Doel: De standaardhandelingen begrijpen
- Systeeminstructie: uren, orders, meldingen
- Vakinhoudelijke trajecten in de juiste volgorde
- Eerste taken zelf doen, iemand op de achtergrond
- Vragen noteren die nog nergens beantwoord worden
Week 3 tot 6 · zelfstandig met vangnet
Doel: Standaardtaken zonder structurele begeleiding
- Eigen klussen of orders, achteraf gecontroleerd
- Zeldzame handelingen erbij: omstellen, storingen, uitzonderingen
- Evaluatie voor het einde van de proeftijd
- Terugvragen wat er in de uitleg ontbrak
Vier fouten die je inwerktijd verdubbelen.
Bijna elk bedrijf herkent er minstens twee. Ze hebben gemeen dat ze niets met de nieuwe medewerker te maken hebben, maar met hoe het inwerken is georganiseerd.
Alles op dag één
Een eerste dag met acht uur informatie levert niets op. Wat je op dag één vertelt over een systeem dat iemand pas in week drie gebruikt, is in week drie weg. Verdeel het over de fases waarin het nodig is.
Uitleg hangt aan één persoon
Als de uitleg alleen bestaat zolang die ene collega beschikbaar is, dan is inwerken planbaar noch herhaalbaar. Het is bovendien precies de persoon die je nergens kunt missen.
Niemand controleert of het is aangekomen
Meelopen en meekijken voelt als leren, maar je merkt pas dat iets niet is blijven hangen als het misgaat. Een korte toets per onderdeel maakt dat direct zichtbaar.
Geen tweede en derde ronde
Bijna alles wordt één keer verteld en nooit meer herhaald. Terwijl de handelingen die je zelden doet juist het vaakst opnieuw uitgelegd moeten worden, op het moment dat je ze doet.
Inwerken in jouw vak.
Wat een monteur moet weten verschilt van wat een magazijnmedewerker moet weten. Per sector staat welke trajecten er meestal als eerste in gaan.
Zelf aan de slag.
Drie pagina's die je direct kunt gebruiken.
Hoe lang duurt het inwerken van een nieuwe medewerker?
Voor uitvoerende functies is vier tot acht weken gebruikelijk voordat iemand de standaardtaken zelfstandig doet. Volledig ingewerkt, inclusief uitzonderingen en zeldzame situaties, duurt vaak drie tot zes maanden. Hoe meer van je werkwijze is vastgelegd, hoe korter het eerste deel wordt.
Wat kost het inwerken van een nieuwe medewerker?
Reken de uren van de begeleider mee, niet alleen die van de nieuwe medewerker. Twintig uur uitleg in de eerste week door een ervaren collega kost al snel meer dan duizend euro aan verloren productieve tijd, en dat herhaalt zich bij elke aanname zolang de uitleg alleen in iemands hoofd zit.
Hoe verkort ik de inwerktijd?
Haal de herhaalbare uitleg weg bij je mensen. Alles wat je bij elke nieuwe medewerker opnieuw vertelt, leg je één keer vast op video. De begeleider houdt dan tijd over voor het deel waar hij echt nodig is: vragen over het werk van vandaag.
Wat moet er in een inwerkprogramma staan?
Oriëntatie, systemen, vakinhoud en de instructies die aantoonbaar moeten zijn. Zet er per onderdeel bij wie het doet en wanneer het af moet zijn. Met onze generator maak je in twee minuten een programma dat je kunt downloaden.
Werkt inwerken met video ook voor uitzendkrachten?
Juist daar levert het het meeste op. Hoe korter iemand blijft, hoe zwaarder de inwerktijd weegt in wat hij oplevert. Je legt het één keer vast en gebruikt het bij elke nieuwe lichting, zonder dat je teamleider het opnieuw doet.
Is video niet te vrijblijvend?
Alleen als je er niets achter zet. Met een toets per traject weet je of het is aangekomen en niet alleen dat het is afgespeeld. Bij instructies met een risico hangt er een certificaat met een geldigheidsduur aan.