Inwerken met video: zo is een nieuwe medewerker binnen een week productief

Bij de meeste bedrijven is inwerken geen proces maar een gewoonte. Er loopt iemand mee, er wordt wat verteld, en over drie maanden blijkt dat de helft niet is blijven hangen. Video verandert daar iets aan, maar alleen als je het als proces inricht in plaats van als filmpjesmap.

Waarom mondeling inwerken zo duur is

Reken het eens door. Een nieuwe medewerker krijgt in zijn eerste week ongeveer twintig uur uitleg. Die uitleg komt van je meest ervaren mensen, want zij zijn de enigen die alles weten. Twintig uur van een senior kost je al snel meer dan duizend euro, en dat is nog zonder het werk dat in die week blijft liggen.

Het echte probleem is niet de kostenpost, maar de variatie. Vraag drie collega's hoe de opleverprocedure gaat en je krijgt drie antwoorden. Niet omdat iemand het fout doet, maar omdat het nergens staat. Nieuwe mensen nemen dus de gewoontes over van wie hen toevallig begeleidde.

Begin bij de vragen, niet bij de camera

De grootste fout bij inwerkvideo is beginnen met filmen. Je krijgt dan een rondleiding van veertig minuten waar niemand doorheen komt. Begin in plaats daarvan bij de vragenlijst: schrijf twee weken lang op welke vragen nieuwe medewerkers stellen. Die lijst is je scenario.

Wat je bijna altijd terugziet in zo'n lijst zijn vier soorten onderwerpen. Ze vragen om verschillende soorten video, en dat is precies waarom een enkele grote bedrijfsfilm niet werkt.

• Oriëntatie: wie is wie, waar staat wat, wat zijn de afspraken over tijden en pauzes
• Systemen: hoe boek ik uren, hoe leg ik een order aan, hoe meld ik een storing
• Vakinhoud: hoe voeren wij deze klus uit en waarom doen we het zo
• Veiligheid en regels: wat moet aantoonbaar zijn en wat kost geld als het misgaat

Kort, per onderwerp, met een duidelijke titel

Eén video per onderwerp, drie tot acht minuten. Dat is niet omdat mensen geen aandacht hebben, maar omdat ze later terugzoeken. Een medewerker die na vier maanden wil weten hoe een retour werkt, gaat niet in een video van veertig minuten spoelen. Hij zoekt op de titel.

Geef elke video een titel die begint met een werkwoord: Storing melden in het systeem, Verlof aanvragen, Werkbus inrichten. Zo lijkt je bibliotheek op een lijst met taken en niet op een archief.

Zet er iets achteraan wat je kunt controleren

Kijken is niet leren. Drie meerkeuzevragen aan het einde van een traject veranderen het gedrag van de kijker al vanaf de eerste minuut, omdat hij weet dat er iets komt. Bovendien geeft het jou iets waar je op kunt sturen: als iedereen dezelfde vraag fout heeft, is die video niet duidelijk genoeg.

Voor instructies met een risico of een verplichting hoort er een certificaat achter te zitten, met een geldigheidsduur. Dan is inwerken niet alleen overdracht van kennis, maar ook een dossier dat je kunt laten zien.

De eerste week in de praktijk

Werkende indeling die we vaak zien: dag één is oriëntatie en veiligheid, met een begeleider erbij. Dag twee en drie zijn systemen, waarbij de medewerker de video kijkt en direct daarna zelf de handeling uitvoert in een testomgeving. Vanaf dag vier loopt hij mee in het echte werk, met de vakinhoudelijke video's als naslag op de telefoon.

Het verschil met vroeger is niet dat de begeleider verdwijnt. Het verschil is dat de begeleider geen basisuitleg meer geeft, maar vragen beantwoordt over het werk van die dag. Dat is precies het deel waar hij goed in is.

Waar het meestal misgaat

• De video's staan in een gedeelde map, dus niemand weet welke actueel is
• Er is geen eigenaar, dus na een procesverandering klopt de uitleg niet meer
• Alles staat in één lange film, waardoor terugzoeken onmogelijk is
• Niemand ziet wie wat heeft bekeken, dus bij een audit begint het zoeken alsnog

Die vier punten hebben één ding gemeen: het zijn geen filmproblemen maar organisatieproblemen. Los ze op met een vaste plek, een eigenaar per traject en zicht op voortgang, en de video's doen daarna vanzelf hun werk.

Verder lezen