Onboarding software of instructievideo: wat past bij werkvloerpersoneel

Bedrijven die hun inwerkproces willen aanpakken, komen als eerste bij onboardingsoftware uit. Dat is logisch, want die markt is groot en goed vindbaar. Voor een kantoororganisatie is het vaak ook het juiste antwoord. Voor een bedrijf met monteurs, operators of magazijnpersoneel is het maar de helft.

Wat onboardingsoftware wel doet

Onboardingpakketten zijn ontstaan vanuit hr en zijn daar sterk in. Ze nemen het administratieve en organisatorische deel van een indiensttreding over, en dat deel is bij elk bedrijf hetzelfde.

• Contract, identiteitsbewijs en persoonsgegevens verzamelen en opslaan
• Een tijdlijn met taken: laptop klaarzetten, accounts aanmaken, een buddy toewijzen
• Welkomstberichten en informatie over de organisatie, de cultuur en de arbeidsvoorwaarden
• Aftekenen van gedragscode, privacyverklaring en huisregels
• Voortgangsoverzicht voor hr: wie heeft welk formulier ingevuld

Heb je twintig kantoormedewerkers per jaar die allemaal dezelfde papieren molen door moeten, dan verdient zo'n pakket zich snel terug. Dat is geen verkooppraatje maar rekenwerk.

Waar het ophoudt bij werkvloerpersoneel

De vraag die telt is niet of iemand zijn contract heeft getekend, maar of hij morgen de machine goed omstelt. Daar loopt de vergelijking spaak, en dat komt doordat die pakketten zijn ontworpen voor werk dat je achter een bureau doet.

• De inhoud moet je zelf maken, en dat is precies het deel waar je vastloopt: je hebt geen video's
• De content is generiek of tekstueel, terwijl vakinhoud alleen werkt als jouw machine en jouw software in beeld zijn
• Het loopt bijna altijd via e-mail en een laptopaccount, en een uitzendkracht in het magazijn heeft geen van beide
• Er is geen toetsing met een certificaat en een geldigheidsduur, dus je veiligheidsdossier zit er niet in
• Na week vier stopt het traject, terwijl vakinhoudelijke instructie juist maandenlang naslag moet blijven

Vooral dat laatste punt wordt onderschat. Onboarding is bij hr een periode met een einddatum. Voor een monteur is de vraag hoe je een storing meldt geen inwerkvraag, maar een vraag die hij over acht maanden om half vijf op een zolder nog een keer heeft.

Twee lagen, niet twee concurrenten

In de praktijk zijn dit geen alternatieven maar twee lagen die op elkaar liggen. De administratieve laag regelt de indiensttreding, de vakinhoudelijke laag regelt of iemand het werk kan. Bedrijven die alleen de eerste laag kopen, hebben na een jaar keurige dossiers en nog steeds een senior die iedereen inwerkt.

• Alleen kantoorpersoneel, veel administratie: onboardingsoftware volstaat
• Werkvloerpersoneel, weinig verloop, alles zit in het hoofd van twee mensen: begin bij het vastleggen van de vakinhoud
• Veel uitzendkrachten of seizoenspieken: instructie met toets en certificaat weegt zwaarder dan een welkomsttijdlijn
• Veiligheids- of keuringsverplichtingen: je hebt registratie per persoon met een einddatum nodig, en dat zit zelden in een hr-pakket

De praktische volgorde is bijna altijd dezelfde: leg eerst vast wat alleen bij jullie zo gaat en wat het duurst is om kwijt te raken. Dat is nooit de gedragscode, dat is het omstellen, de opleverprocedure of de scanner. De administratieve laag kun je daarna nog jaren toevoegen, en die is ook zonder jouw bedrijf al goed geregeld.

Verder lezen