Software-instructie op video: schermopnames die wel worden gebruikt

Het deel waar nieuwe medewerkers op stuklopen is zelden het vak. Het is het systeem: uren boeken, een order aanleggen, een melding netjes afsluiten. En daar bestaat geen handleiding voor, want elk bedrijf heeft zijn pakket net anders ingericht.

Waarom de leveranciershandleiding niet werkt

Een leverancier documenteert wat zijn software kan. Jij hebt nodig hoe jullie het gebruiken: welke velden verplicht zijn bij jullie, welke statussen jullie hanteren en wat er bij jullie in het opmerkingenveld hoort. Dat staat per definitie in geen enkele externe handleiding.

Daarom levert een schermopname van tien minuten over jullie eigen inrichting meer op dan een handboek van tachtig pagina's van de leverancier.

Zo maak je een bruikbare schermopname

• Werk met testdata die op echte data lijkt, geen lege velden en geen echte klantgegevens
• Zoom in op het deel van het scherm waar het gebeurt, een volledig scherm van 27 inch is op een telefoon onleesbaar
• Beweeg de muis rustig en klik bewust, snelle bewegingen zijn niet te volgen
• Vertel wat je doet én waarom, want het waarom is wat mensen onthouden
• Laat ook zien wat er gebeurt als je het fout doet, dat is vaak de nuttigste vijftien seconden

Combineer scherm met werkvloer

De sterkste instructie laat allebei zien: de handeling op de werkvloer en wat er daarna in het systeem moet gebeuren. Een monteur die ziet hoe zijn opleverfoto's terechtkomen bij de binnendienst, snapt ineens waarom die foto's zo belangrijk zijn.

Houd rekening met schermwijzigingen

Software verandert vaker dan een werkplaats. Knip je systeeminstructie daarom klein: één handeling per video. Verandert er een schermdeel, dan vervang je één video van drie minuten in plaats van een instructie van twintig minuten opnieuw op te nemen.

Spreek daarbij af wie eigenaar is van de systeemtrajecten, meestal iemand van de binnendienst of de applicatiebeheerder. Die persoon merkt als eerste dat er iets is veranderd en kan het signaleren voordat een nieuwe medewerker in de war raakt.

Wat het oplevert

Systeeminstructie is het onderdeel met de kortste terugverdientijd, omdat het de meeste herhaling wegneemt. Uren boeken en orders afmelden zijn precies de onderwerpen die bij elke nieuwe medewerker opnieuw worden uitgelegd, en tegelijk de onderwerpen waar fouten direct geld kosten.

Verder lezen