Toolboxmeeting voorbeeld: een toolbox van tien minuten, uitgeschreven

De toolboxmeeting is het meest gebruikte veiligheidsoverleg in de Nederlandse bouw en techniek, en tegelijk het overleg waar het minst over nagedacht wordt. Hieronder staat een complete toolbox uitgeschreven, met de onderwerpenlijst en de reden dat de presentielijst het zwakke punt is.

Wat is een toolboxmeeting?

Een toolboxmeeting is een kort werkoverleg over één veiligheidsonderwerp, gehouden op de werkplek zelf, met de mensen die dat werk die dag uitvoeren. Duur: tien tot dertig minuten. De naam komt van de Amerikaanse gewoonte om het overleg bij de gereedschapskist te houden, en dat is meteen de kern: het gaat over het werk van vandaag, niet over veiligheid in het algemeen.

Formeel is het de invulling van de voorlichtings- en onderrichtplicht uit artikel 8 van de Arbowet: als werkgever moet je je mensen doeltreffend inlichten over de risico's van hun werk, en moet je erop toezien dat de instructie wordt nageleefd. De Arbowet schrijft de vorm niet voor, maar VCA-certificering wel: daar is de toolbox een concrete eis.

Hoe vaak en hoe lang

• VCA schrijft voor werkgebonden personeel minimaal tien toolboxmeetings per jaar voor, dus ongeveer één per maand
• Tien tot dertig minuten, en korter werkt aantoonbaar beter dan langer
• Op de werkplek of in de keet, niet in een vergaderzaal op kantoor
• Eén onderwerp per keer, gekozen bij het werk dat die periode speelt
• Met registratie: onderwerp, datum, wie het gaf en wie erbij was

Die laatste regel is waar het in de praktijk op vastloopt, en daar komen we verderop op terug. Eerst het voorbeeld zelf.

Voorbeeld: een toolbox over werken op hoogte

Onderwerp: valgevaar bij werken op hoogte. Duur: tien minuten. Aanleiding: er wordt deze week op het dak gewerkt aan de installatie. Dit is de opzet in vijf blokken, met wat je in elk blok zegt.

• Aanleiding (1 minuut): deze week werken we op het platte dak aan de units. Vorig jaar was vallen van hoogte in Nederland opnieuw de meest voorkomende oorzaak van dodelijke arbeidsongevallen. Dit is geen theorie, dit is het werk van morgen
• Het risico (2 minuten): valgevaar geldt vanaf 2,5 meter, maar ook lager als er uitstekende delen of water onder zitten. Op dit dak zijn er drie plekken: de dakrand aan de noordzijde zonder borstwering, het lichtstraatluik in het midden en de opening bij de nieuwe doorvoer
• De maatregelen (3 minuten): collectief gaat voor persoonlijk. De dakrandbeveiliging staat er, het luik is afgedekt met een gemarkeerde plaat, de doorvoeropening is afgezet. Kom je binnen twee meter van een rand zonder beveiliging, dan pas de harnasgordel met een aangelijnd ankerpunt. Controleer de ladderkeuring aan het label voordat je hem opzet
• Wat we van je verwachten (2 minuten): loop de plaat bij het luik niet weg, ook niet even. Zie je een afzetting die verschoven is, zet hem terug of meld het. Twijfel je over een ankerpunt, dan ga je niet, maar bel je de uitvoerder. Werk weigeren dat onveilig is, is hier geen probleem maar de bedoeling
• Vragen en afspraken (2 minuten): wat is er onduidelijk, en zijn er situaties op dit dak die we hier niet genoemd hebben. Noteer wat eruit komt, en spreek af wie wat oplost en wanneer

Het vierde blok is het blok dat meestal ontbreekt en het enige blok dat gedrag verandert. Een toolbox die alleen risico's opsomt is voorlichting, een toolbox die uitspreekt wat je van iemand verwacht is instructie.

Twintig toolbox-onderwerpen voor de bouw

Bij tien tot twaalf toolboxen per jaar is de onderwerpenlijst het eerste dat opdroogt. Deze twintig dekken samen ongeveer twee jaar, en zijn allemaal terug te voeren op werk dat op een gemiddelde bouwplaats echt voorkomt.

• Werken op hoogte en valbeveiliging
• Steigers: opbouw, keuring en de steigerkaart
• Ladders en trappen: wanneer wel en wanneer niet
• Hijsen en aanslaan van lasten
• Machineveiligheid en afscherming
• Handgereedschap en elektrisch gereedschap
• Persoonlijke beschermingsmiddelen: wanneer wat
• Gehoorschade en geluid op de bouwplaats
• Kwartsstof bij zagen, boren en slijpen
• Asbest herkennen en wat je doet bij een vermoeden
• Gevaarlijke stoffen en het veiligheidsinformatieblad
• Brandgevaarlijke werkzaamheden en het werkvergunningensysteem
• Besloten ruimtes betreden
• Graafwerk, kabels en leidingen en de klic-melding
• Verkeer op de bouwplaats en achteruitrijdend materieel
• Elektrische veiligheid en werken nabij spanning
• Orde en netheid als oorzaak van struikelen
• Fysieke belasting: tillen, dragen en werkhouding
• Werken bij hitte, kou en op glad terrein
• Bijna-ongevallen melden en waarom dat loont

Het echte probleem is de presentielijst

Vraag een uitvoerder om het bewijs van de toolbox van vier maanden geleden en er begint een zoektocht. Het formulier zit in een map in de keet, of in een keet die er niet meer staat, of het is gefotografeerd en verstuurd naar iemand die met vakantie is. En dan is de vraag van de auditor nog niet eens de moeilijkste.

• Een handtekening bewijst aanwezigheid, niet dat iemand het begrepen heeft
• Wie ziek was of op een andere locatie stond, heeft de instructie nooit gehad en dat valt niemand op
• Uitzendkrachten en zzp'ers wisselen sneller dan de toolboxcyclus, dus zij missen structureel onderwerpen
• Bij een incident wil de inspectie zien wat er precies is verteld, en dat staat nergens vast
• Wie de taal niet goed spreekt, tekent net zo makkelijk als de rest

Dat is geen slordigheid van de uitvoerder. Het is een registratiesysteem dat bestaat uit papier in een bouwkeet, ingezet voor een verplichting waarvan het bewijs jaren later nog moet kloppen.

Toolbox op video, met een toets erachter

De toolbox op locatie hoeft niet te verdwijnen, want het gesprek over dit dak op deze dag is juist het waardevolle deel. Wat je wel kunt vastleggen is het inhoudelijke deel dat elke keer hetzelfde is: het risico, de maatregelen en wat je van iemand verwacht. Dat film je één keer, en daarna krijgt iedereen exact dezelfde uitleg.

• Wie ziek was of later instroomt doet het onderwerp alsnog, zonder dat je een sessie overdoet
• Drie vragen achter de video maken van aanwezigheid begrip dat je kunt aantonen
• Een certificaat met een einddatum laat zien wanneer een onderwerp opnieuw moet
• Ondertiteling lost de taalkwestie op waar een mondelinge toolbox omheen werkt
• Het overzicht laat per persoon zien welke onderwerpen hij heeft gehad, ook van vier maanden terug

De tien minuten in de keet gaan dan over wat er vandaag op deze plek anders is. Dat is precies het gesprek waar een uitvoerder goed in is, en het enige deel dat je niet vooraf kunt opnemen.

Verder lezen