Werkinstructie voorbeeld: drie uitgeschreven voorbeelden uit de praktijk

Wie zoekt naar een voorbeeld van een werkinstructie, wil geen definitie maar een document dat hij kan overnemen. Daarom staan hieronder drie complete werkinstructies uitgeschreven, uit de productie, het magazijn en de buitendienst, plus het sjabloon dat eronder ligt.

Wat er in een werkinstructie hoort te staan

Een werkinstructie beschrijft één handeling, van begin tot eind, zo dat iemand die hem niet eerder deed hem toch goed uitvoert. Dat is iets anders dan een procedure, die beschrijft wie waarvoor verantwoordelijk is, en iets anders dan een handleiding, die het apparaat beschrijft in plaats van jullie manier van werken.

• Titel die begint met een werkwoord, zodat iemand er later op kan zoeken
• Voor wie de instructie is en wanneer je hem gebruikt
• Wat je vooraf nodig hebt: gereedschap, pbm, toegang, materialen
• De stappen in de volgorde waarin je ze uitvoert, één handeling per stap
• De controle: waaraan zie je dat het goed is gegaan
• Wat je doet als het misgaat, en wie je dan belt
• Datum, versie en een eigenaar die verantwoordelijk is voor het bijwerken

De laatste twee punten worden het vaakst overgeslagen en zijn precies de reden dat werkinstructies verouderen zonder dat iemand het merkt. Zonder eigenaar is er niemand die hem aanpast als het proces verandert.

Voorbeeld 1: omstellen naar een ander product (productie)

Dit is het klassieke geval van een handeling die weinig voorkomt en veel kost als hij misgaat. Meestal kunnen twee mensen het, en staat de lijn stil als die er niet zijn.

• Titel: Omstellen van lijn 2 naar productformaat B
• Voor wie: operator lijn 2, na afronding van de basisinstructie machinebediening
• Nodig: omstelsleutelset, formaatdelen B uit kast 4, gehoorbescherming, omstelkaart B
• Stap 1: draai de lijn leeg tot de laatste eenheid de inpakker uit is
• Stap 2: zet de machine in stilstand met de hoofdschakelaar en breng de vergrendeling aan
• Stap 3: verwijder de formaatdelen A en leg ze terug in kast 4, op hun eigen plek
• Stap 4: monteer de formaatdelen B en draai handvast aan, niet met de sleutel
• Stap 5: stel de geleiders in op de maat van de omstelkaart en controleer met de meetstrip
• Stap 6: hef de vergrendeling op, start op laag toerental en laat vijf eenheden proefdraaien
• Controle: de vijf proefeenheden zijn maatvast en het etiket staat recht, dan pas op productiesnelheid
• Bij afwijking: leg stil, meld bij de shiftleader en noteer het formaatnummer, ga niet zelf bijstellen
• Eigenaar: teamleider productie · versie 3 · bijgewerkt maart 2026

Let op wat stap 6 doet: hij maakt de controle onderdeel van de instructie in plaats van iets wat je erna hoopt te zien. Zonder die stap staat er nergens wanneer omstellen klaar is.

Voorbeeld 2: orderpicken met de scanner (magazijn)

Een handeling die iedereen op dag één moet kunnen, en die je in een piek aan tien mensen tegelijk moet uitleggen. Kort houden is hier belangrijker dan compleet zijn.

• Titel: Een order picken met de handscanner
• Voor wie: iedereen op de vloer, vanaf de eerste dienst
• Nodig: handscanner met opgeladen accu, veiligheidsschoenen, picktrolley
• Stap 1: log in op de scanner met je eigen personeelsnummer, niet met dat van een collega
• Stap 2: scan de trolley zodat het systeem weet waar de order op ligt
• Stap 3: loop de locaties in de volgorde die de scanner aangeeft, die volgorde is de kortste route
• Stap 4: scan de locatie, dan pas het artikel, dan bevestig het aantal
• Stap 5: is de locatie leeg, meld dat direct via de knop Locatie leeg, pak niet uit een andere locatie
• Stap 6: sluit de order af op het scanpunt bij de inpaktafel
• Controle: de scanner meldt Order compleet, en het aantal regels op het scherm klopt met wat er op de trolley ligt
• Bij afwijking: beschadigd artikel niet meepakken maar afmelden als schade, en de order gewoon doorlopen
• Eigenaar: teamleider magazijn · versie 2 · bijgewerkt januari 2026

Stap 5 is de reden dat deze instructie bestaat. Iemand die uit een andere locatie pakt omdat het sneller lijkt, veroorzaakt een voorraadverschil dat pas weken later bij de telling opduikt.

Voorbeeld 3: oplevering bij de klant (monteur)

Bij een buitendienstinstructie is de volgorde belangrijker dan de techniek. De monteur kan het werk meestal wel, het gaat mis bij wat er daarna nog moet gebeuren voordat hij wegrijdt.

• Titel: Een installatie opleveren en afmelden bij de klant
• Voor wie: monteurs buitendienst, na de instructie werken met de serviceapp
• Nodig: meetapparatuur, serviceapp op de telefoon, opleverformulier in de app
• Stap 1: voer de functietest uit volgens de testlijst in de app en noteer de meetwaarden
• Stap 2: maak drie foto's: het geheel, het typeplaatje met serienummer en de aansluiting
• Stap 3: leg de werking uit aan de klant en laat hem de installatie één keer zelf bedienen
• Stap 4: laat het opleverformulier digitaal aftekenen, ook als de klant haast heeft
• Stap 5: ruim op en controleer of er geen materiaal of gereedschap achterblijft
• Stap 6: meld de klus af in de app met gewerkte uren en verbruikt materiaal, voordat je wegrijdt
• Controle: de klus staat in de app op status Afgemeld en de drie foto's zitten eraan vast
• Bij afwijking: kan de klant niet aftekenen, meld dat als reden in de app en bel de planning, laat het veld niet leeg
• Eigenaar: uitvoerder · versie 4 · bijgewerkt mei 2026

Stap 6 staat bewust op het einde met de toevoeging voordat je wegrijdt. Afmelden vanaf de volgende locatie of aan het eind van de dag levert onvolledige registraties op, en dat is de post waar de binnendienst dagelijks achteraan zit.

Een werkinstructie maken in Word: het sjabloon

Je hebt geen betaald sjabloon nodig. Zet in een leeg Word-document de volgende kopjes onder elkaar, sla het op als sjabloon en je hebt een format dat voor elke handeling in je bedrijf werkt.

• Kop: werkwoord plus onderwerp, bijvoorbeeld Storing melden in het systeem
• Regel eronder: versienummer, datum en de naam van de eigenaar
• Kopje Voor wie en wanneer
• Kopje Wat je nodig hebt, als opsomming
• Kopje Stappen, genummerd, één handeling per nummer
• Kopje Controle, met wat je ziet als het klopt
• Kopje Als het misgaat, met wie je belt

Twee praktische regels bij het invullen. Schrijf in de gebiedende wijs, dus Scan de locatie en niet De locatie dient gescand te worden. En houd één handeling per stap aan: zodra er en of daarna in een stap staat, zijn het er twee.

Waarom die Word-versie na een half jaar niet meer klopt

Het maken van werkinstructies is zelden het probleem. Het onderhouden en gebruiken wel. Wat je in de praktijk terugziet bij bedrijven die een map vol instructies hebben liggen:

• Er circuleren drie versies van hetzelfde document, en niemand weet welke de laatste is
• Het proces is aangepast, het document niet, want de eigenaar is uit dienst
• Niemand leest ze, omdat een medewerker aan de machine geen document opent
• Je kunt niet aantonen wie welke instructie heeft gelezen, wat bij een audit het enige is wat telt
• Handelingen met een volgorde of een handbeweging zijn in tekst gewoon niet goed uit te leggen

Dat laatste punt is fundamenteel en geen kwestie van beter schrijven. Probeer maar eens in tekst uit te leggen hoe je een formaatdeel handvast aandraait zonder het scheef te zetten. Dat kost drie alinea's die niemand goed leest, en tien seconden beeld.

Wanneer tekst niet meer werkt en video wel

Niet elke werkinstructie hoeft een video te zijn. Een checklist voor het afsluiten van het pand is prima op papier. De vuistregel die we bij klanten hanteren gaat over vier kenmerken, en als er twee of meer op je handeling van toepassing zijn, verlies je met tekst.

• De handeling is fysiek: iets vastpakken, aandraaien, uitlijnen of beoordelen op het oog
• De volgorde is kritisch en de gevolgen van een fout zijn duur of gevaarlijk
• De uitvoerder heeft geen handen vrij voor een document en staat in lawaai of stof
• De instructie moet aantoonbaar zijn: je moet kunnen laten zien wie hem gehad heeft en wanneer

De drie voorbeelden hierboven scoren alle drie op minstens twee punten. Dat betekent niet dat je het document weggooit, want de tekst blijft het script voor de opname en de naslag erbij. Het betekent dat de tekst niet langer het enige is waar iemand het uit moet halen.

Verder lezen